Każdy, kto zamierza prowadzić działalność gospodarczą na terenie USA prędzej czy później będzie musiał dowiedzieć się, co to jest Employer Identification Number (w skrócie EIN). Numer ten jest nadawany firmom niezależnie od formy prowadzenia działalności i służy do identyfikacji rozliczeń na rynku, z pracownikami i z amerykańskim fiskusem.
Jak uzyskać EIN?
Aby uzyskać Ein dla swojej firmy konieczne jest złożenia odpowiedniego formularza w Federalnym Urzędzie Skarbowym. Do tego celu służy formularz SS-4 (Application for Employer Identification Number). Od 13 maja 2019 roku wymogiem formalnym do uzyskania EIN jest wskazanie numeru SSN (Social Security Number) lub ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) osoby fizycznej, która będzie kontrolować firmę. W formularzu określa się ją jako responsible party.
Definicja responsible party
Instrukcje do formularza SS-4 definiują responsible party jako osobę, która będzie nadzorować działania oraz sprawować kontrolę nad nowo powstającą jednostką organizacyjną. W praktyce funkcja responsible party często przypada właścicielowi firmy, managerowi, członkowi zarządu lub pełnomocnikowi. Do niedawna funkcję responsible party można było powierzyć innej firmie lub osobie fizycznej prowadzącej działalność i legitymującej się nr EIN. Przepisy zmieniły się w maju zeszłego roku. Obecnie konieczne jest wskazanie osoby fizycznej poprzez podanie SSN lub ITIN.
Zobacz także: Gdzie obowiązuje oświadczenie Common Reporting Standard (CRS)?
Jak uzyskać ITIN?
SSN i ITIN to numery nadawane obywatelom USA i imigrantom, którzy uzyskali zieloną kartę i pozwolenia na pracę w Stanach. Nic więc dziwnego, że osoby nieposiadające obywatelstwa amerykańskiego znacznie szybciej mogą uzyskać ITIN. Procedura może potrwać nawet kilka tygodni, ale ITIN uzyskuje każdy, kto powinien płacić podatki z działalności prowadzonej na terenie stanów.
Mając to na uwadze, planując uzyskanie EIN, trzeba najpierw wystąpić o ITIN. Służy do tego formularz W-7 (Application for IRS Individual Taxpayer identification Number). Wraz z formularzem trzeba dostarczyć wszystkie wymagane załączniki w formie potwierdzającej zgodność z oryginałem. Jak ma to miejsce np. w przypadku paszportu obcokrajowca, który zamierza odprowadzać podatki z działalności na terenie USA.
Do czego służy EIN?
Jak już wspomnieliśmy EIN służy do identyfikacji podatnika w rozliczeniach z fiskusem i na rynku, podobnie jak polski NIP. Employer Identification Number jest określeniem stosowanym zamiennie z Tax ID, FEIN (Federal Employer Identification Number), FTIN (Federal Tax Payer Identification Number) lub TIN (Taxpayer Identification Number). Numer jest konieczny do prowadzenia operacji na terenie Stanów Zjednoczonych, jak i na świecie. Uzyskanie EIN jest warunkiem koniecznym do zarejestrowania nowej działalności gospodarczej czy spółki, a w niektórych przypadkach jest wymagane przez bank do założenia konta firmowego. Osoby samozatrudnione i przedsiębiorcy prowadzący jednoosobowe działalności, które nie zatrudniają pracowników potrzebują EIN do rozliczeń i uczestnictwa w amerykańskich planach emerytalnych.
Zobacz także: Jak chronić firmę przed skutkami pandemii koronawirusa i polskim fiskusem?
Warto mieć na uwadze, że EIN jest odpowiednikiem polskiego NIP. Amerykański odpowiednik polskiego nr KRS to CIK (Central Index Key) i odpowiada danym w rejestrze amerykańskiej Komisji Papierów Wartościowych i Giełd (U.S. Securities and Exchange Commision).