Zmiana firmy księgowej to poważny krok, który wymaga odpowiedniego planowania. Dużo mówi się o tym, że najlepszy na zmianę jest koniec roku podatkowego, ale tak naprawdę każdy moment jest dobry na to, aby zmienić obsługę księgową na lepszą.
Decydując się na zmianę firmy księgowej, warto pamiętać o terminie wypowiedzenia umowy, jaką jesteśmy aktualnie związani. W przypadku podjęcia decyzji na początku czwartego kwartału może okazać się, że faktyczna zmiana będzie miała miejsce na przełomie roku. To ważny moment dla przedsiębiorców i warto się do niego dobrze przygotować – wspólnie z biurem księgowym. Końcówka roku to gorący okres, w którym przedsiębiorcy mogą podjąć kilka ważnych decyzji z punktu widzenia przyszłego roku obrachunkowego. Zazwyczaj decyzje te są podejmowane na podstawie rekomendacji biura księgowego i w niektórych przypadkach biuro może zgłosić takie zmiany w odpowiednich urzędach w imieniu przedsiębiorcy.
O czym trzeba pamiętać na koniec roku obrachunkowego?
Przygotowując się do końca roku obrachunkowego, trzeba podjąć kilka decyzji. To okres, w którym przedsiębiorca może zadeklarować zmianę formy opodatkowania na przyszły rok. Oprócz tego to czas podsumowań, spisów i korekt. O czym warto pamiętać, przygotowując się do zmiany biura księgowego pod koniec roku?
- Zmiana formy opodatkowania – niektórzy przedsiębiorcy mogą zmienić formę opodatkowania na korzystniejszą w terminie do 20 stycznia. Wybór zależy od wielkości przychodów i struktury kosztów. Ewentualne zmiany trzeba zgłosić we wskazanym terminie w CEIDG. Gdyby przedsiębiorca nie zdążył zgłosić zmiany w terminie, będzie zobowiązany rozliczać się w kolejnym roku na takich samych zasadach jak do tej pory.
- Spis z natury – obowiązkowy element sprawozdań rocznych niezależnie od formy prowadzenia działalności gospodarczej. Przy zmianie firmy księgowej, warto zadbać o to, aby biuro, które będzie zobowiązane ujęcie spisu w ewidencji dysponowało wszystkimi potrzebnymi informacjami.
- Korekta VAT na koniec roku – przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż mieszaną, czyli zarówno opodatkowaną, jak i zwolnioną są zobowiązani do wyliczenia korekty podatku VAT i wyznaczenia współczynnika proporcji do rozliczania podatku naliczonego od zakupów realizowanych w pierwszych miesiącach kolejnego roku obrachunkowego.
- Wcześniejsze rozliczenie roczne – w przypadku niektórych przedsiębiorców korzystne może okazać się wcześniejsze roczne rozliczenie podatku dochodowego. Złożenie rocznego zeznania podatkowego i zapłacenie należnego podatku przed 20 stycznia powoduje, że nie ma konieczności odprowadzania zaliczki za ostatni okres w roku podatkowym. To korzystne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy w danym roku osiągnęli zwrot z tytułu nadpłaconego podatku.
- Warto przygotować się na zmiany w przepisach, które wejdą w życie w nowym roku – w ostatnich latach w podatkach i sprawozdawczości zmieniało się naprawdę sporo. Wiedza na temat zmian wchodzących w życie wraz z nowym rokiem podatkowym może być istotna z punktu widzenia planowanych inwestycji i wynikających z nich korzyści podatkowych.
- Redukcja podatku dochodowego do zapłaty – przełom roku podatkowego może być dobrym momentem do obniżenia kwoty należnego podatku dochodowego. Plany warto skorelować z tym, co w podatkach ma zmienić się na przełomie roku tak, aby wybrać najlepszy termin z punktu widzenia optymalizacji podatkowej.
Jak przygotować się do zmiany biura księgowego?
Zmiana biura księgowego to bardzo ważny krok. Lepsza oferta i obsługa to właściwa rekomendacja dla takiej decyzji. Niezależnie od terminu, w jakim decydujemy się na zmianę, trzeba pamiętać o formalnościach, których przedsiębiorca musi dopełnić w takiej sytuacji. Uporządkowanie procedury jest szczególnie istotne, gdy do zmiany dochodzi na przełomie roku obrachunkowego, ponieważ oprócz samej zmiany trzeba pamiętać o innych ważnych decyzjach, jakie podejmuje się z końcem roku. Jak zmienić firmę księgową pod koniec roku?
Zobacz także: Co oznacza ozusowanie umów zlecenia? Wzrost kosztów zatrudnienia w Polsce
- Po pierwsze trzeba wypowiedzieć umowę z biurem, z którego rezygnujemy. Niektóre umowy mają długi okres wypowiedzenia, w związku z czym trzeba pamiętać, że wypowiedzenie staje się skuteczne po upływie okresu wypowiedzenia, który zazwyczaj biegnie od 1 dnia miesiąca następującego po dniu złożenia wypowiedzenia.
- Warto podpisać umowę z nowym biurem księgowym odpowiednio wcześniej, aby nie robić tego na ostatnią chwilę w pośpiechu, szczególnie wtedy, gdy zmiana przypada na koniec roku podatkowego. Nowe biuro powinno mieć czas na pozyskanie wszystkich dostępnych informacji i przygotowanie się do prowadzenia ksiąg przedsiębiorcy. Warto pamiętać o tym, że okres obowiązywania umowy powinien rozpoczynać się w dniu, w którym kończy się poprzednia.
- Trzeba pamiętać o aktualizacji wpisu w CEIDG. Zmianę firmy księgowej należy zgłosić w terminie 7 dni. W CEIDG należy podać nazwę, NIP oraz adres nowego biura księgowego.
- Przekazanie dokumentacji – przed końcem okresu wypowiedzenia, po dopełnieniu wszystkich przewidzianych w umowie formalności trzeba odebrać od biura księgowego, z którym kończy się współpracę komplet dokumentów. Dokumentacja ta powinna z odpowiednim wyprzedzeniem trafić do nowej firmy księgowej, która będzie dalej prowadzić księgi przedsiębiorcy.
Przy odrobinie organizacji zmiana firmy księgowej pod koniec roku obrachunkowego nie powinna być problemem, szczególnie gdy rozpoczyna się współpracę z lepszym doradcą, który będzie lepiej wspierał interesy przedsiębiorcy. To ważne, aby pamiętać o tych kilku ważnych krokach, a jednocześnie nie zapominać o tym, co można jeszcze zrobić, aby korzystnie zamknąć rok podatkowy.