Poradnik przedsiębiorcy: jak sprawdzić czy firma jest zarejestrowana?

Ostatnia aktualizacja 25 maja, 2023 o 03:17 pm.

Planujesz nawiązanie współpracy z nowym, zagranicznym kontrahentem? Zanim podpiszesz umowę, koniecznie sprawdź, czy potencjalny klient prowadzi… legalnie zarejestrowaną działalność. Jak to zrobić? Podpowiadamy.

Nawiązywanie nowych relacji biznesowych to jeden z niezbędnych elementów rozwoju firmy, zdobywania przewagi konkurencyjnej i maksymalizacji zysków. Podpisanie każdej kolejnej umowy wiąże się jednak z potencjalnym ryzykiem. Aby uniknąć długofalowych, niekorzystnych konsekwencji błędnie podjętych decyzji, warto minimalizować zagrożenie. Jak to zrobić?

Ryzyko towarzyszące transakcjom handlowym – jak je minimalizować?

• Pierwszym krokiem, jaki warto wykonać przed podpisaniem umowy z nowym kontrahentem, jest sprawdzenie, czy firma rzeczywiście jest zarejestrowana, a jej dane figurują w oficjalnych rejestrach. W zależności od rodzaju podmiotu i kraju rejestracji może być to: 
• CEiDG, KRS dla polskich kontrahentów

• Companies House dla kontrahentów z Wielkiej Brytanii;
• serwis delaware.gov (dla kontrahentów z amerykańskiego stanu Delaware);
• serwis www.companies.gov.cy dla kontrahentów z Cypru;
• Malta Business Registry dla kontrahentów z Malty;
• CRO New Customer Portal dla kontrahentów z Irlandii.

Choć fakt rejestracji wydaje się oczywisty, to tylko pozory. W trosce o własny biznes zdecydowanie lepiej dmuchać na zimne niż stracić pieniądze, wizerunek i dobre imię.

Jak sprawdzić, czy firma jest zarejestrowana w Polsce?

Jeśli chcesz sprawdzić, czy firma jest zarejestrowana, zajrzyj do:

• Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Rejestr zawiera informacje o polskich przedsiębiorcach prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz o wspólnikach spółek cywilnych;
• Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Rejestr zawiera dane polskich spółek prawa handlowego: spółek z o.o., spółek komandytowych i spółek jawnych;
• rejestru Companies House. W Companies House znajdziesz dane firm zarejestrowanych w Wielkiej Brytanii — spółek korporacyjnych, kapitałowych, partnerskich oraz oddziałów zagranicznych spółek.

Wszystkie wskazane wyżej rejestry umożliwiają sprawdzenie firmy bezpłatnie, w 100% online.

Jak sprawdzić firmę w polskim rejestrze CEIDG?

Zaglądając do CEIDG, uzyskasz informację czy jednoosobowa działalność Twojego potencjalnego kontrahenta jest legalnie zarejestrowana. Dowiesz się także, kiedy zaczęła funkcjonować, pod jakim adresem na siedzibę, jaki rodzaj działalności wykonuje oraz jaki ma status (czy jest aktywna, zawieszona a może zamknięta).

Zobacz także: Polski rząd planuje wdrożenie CIT dla spółek komandytowych

Aby sprawdzić firmę w CEIDG, wejdź na stronę www.ceidg.gov.pl, a następnie otwórz zakładkę Znajdź Przedsiębiorcę i wypełnij krótki formularz. Możesz sprawdzić, czy firma jest zarejestrowana, jeśli dysponujesz imieniem i nazwiskiem właściciela lub adresem, lub numerem NIP, lub numerem REGON.

Jak sprawdzić firmę w polskim KRS?

Krajowy Rejestr Sądowy daje możliwość sprawdzenia danych spółek prawa handlowego: spółek z o.o., spółek komandytowych i spółek jawnych.

Aby sprawdzić, czy firma jest zarejestrowana w KRS, wejdź na https://ekrs.ms.gov.pl, a następnie otwórz zakładkę Wyszukiwarka KRS. Wpisz niezbędne dane (numeru NIP lub numeru REGON, lub numeru KRS, lub nazwę firmy) i poczekaj na wyniki wyszukiwania.

Dzięki wyszukiwarce KRS dowiesz się, czy spółka jest zarejestrowana oraz:

• jakie są dane wspólników;
• jaki jest przedmiot działalności spółki;
• ile wynosi kapitał zakładowy spółki;
• jakie organy reprezentują spółkę.

Jak zweryfikować numer VAT z Wielkiej Brytanii?

Poznasz także informacje o ewentualnym postępowaniu upadłościowym o ewentualnych wierzytelnościach oraz o zmianach w KRS naniesionych od początku funkcjonowania podmiotu.

Wielka Brytania: jak sprawdzić firmę w Companies House?

Companies House to odpowiednik polskiego rejestru KRS. Za pośrednictwem Companies House zarejestrujesz, zalegalizujesz i zlikwidujesz spółkę korporacyjną, kapitałową, partnerską, a nawet oddział zagranicznej spółki. Sprawdzisz także, czy firma Twojego potencjalnego kontrahenta jest zarejestrowana oraz uzyskasz dodatkowe informacje na jej temat. Wśród nich m.in.:

• adres siedziby i datę założenia;
• dane aktualnych członków zarządu;
• dane dotyczące obciążeń hipotecznych;
• poprzednie nazwy firm;
• informacje o niewypłacalności.

Możesz również skonfigurować bezpłatne alerty e-mail, które powiadomią Cię, gdy firma zaktualizuje swoje dane, np. zmieni dyrektora lub adres.

Aby sprawdzić firmę w Companies House, wejdź na stronę https://www.gov.uk/government/organisations/companies-house, naciśnij przycisk Find Company Information (znajdź informacje o firmie), a następnie przycisk Start Nów (zacznij teraz).

Wpisz nazwę firmy, numer lub nazwisko osoby zarządzającej. W ciągu kilku chwil dostaniesz niezbędne informacje na temat potencjalnego kontrahenta.

USA / Delaware: jak sprawdzić firmę na delaware.gov?

Aby sprawdzić firmę w serwisie delaware.gov, wejdź na stronę https://corp.delaware.gov, a następnie naciśnij przycisk Search for a Business Entity (Poszukiwanie podmiotu gospodarczego). Aby uzyskać informacje na temat podmiotu z Delaware, wpisz jego nazwę. W wynikach wyszukiwania znajdziesz informacje zarówno o aktywnych, jak i nieaktywnych podmiotach. Bezpłatnie zyskasz dostęp do następujących danych: numer akt, data założenia, adres, numer telefonu i miejsca rejestracji. Dodatkowe informacje możesz uzyskać za opłatą.

Cypr: jak sprawdzić firmę na companies.gov.cy?

Aby sprawdzić firmę w serwisie companies.gov.cy, wejdź na stronę https://www.companies.gov.cy/en/, a następnie naciśnij przycisk Searching the Business Register (Przeszukiwanie rejestru przedsiębiorstw), a następnie przycisk e-search. 

Możesz przeprowadzić elektroniczne wyszukiwanie w kartotece spółki, firmy, spółki osobowej lub spółki zagranicznej, wpisując jej nazwę lub numer rejestracyjny. Po zidentyfikowaniu i wybraniu interesującego Cię podmiotu zyskasz bezpłatny dostęp do podstawowych informacji:

• nazwy organizacji;
• daty rejestracji;
• typu organizacji;
• statusu organizacji;
• adresu siedziby firmy;
• nazwisk obecnych dyrektorów i sekretarzy/partnerów/właścicieli firmy;
• podglądu usług oczekujących na złożenie do rejestru;
• podglądu złożonych dokumentów;
• daty złożenia ostatniego raportu rocznego.

Po uiszczeniu opłaty w wysokości 10 euro możesz także przeprowadzić szczegółowe wyszukiwanie w elektronicznych aktach wybranego podmiotu gospodarczego, w których przechowywane są wszystkie dane historyczne złożone w Rejestrze Spółek, począwszy od daty rejestracji podmiotu gospodarczego aż do daty wyszukiwania.

Spółka na Malcie: jak sprawdzić firmę w Malta Business Registry?

Aby sprawdzić firmę w Malta Business Registry, wejdź na https://registry.mbr.mt/ROC/ i naciśnij przycisk Searches, a następnie Company Search. 

W przypadku wyszukiwania według numeru rejestracyjnego firmy, zaznacz pole wyboru Exact obok pola Registration No. W przypadku wyszukiwania według nazwy firmy, wpisz nazwę firmy lub jej część. Jeśli poszukiwana firma nie zostanie znaleziona w wynikach wyszukiwania, zaznacz pole wyboru Any Name Combinations, aby umożliwić dokładniejsze wyszukiwanie. Jest to szczególnie przydatne w przypadku firm, których nazwy zawierają znaki interpunkcyjne, np. A.B.C. Ltd. Jeśli znasz dokładną nazwę, możesz zaznaczyć pole wyboru Exact.

Irlandia: jak sprawdzić firmę w CRO New Customer Portal?

Publiczny dostęp do baz danych „LIVE” CRO zapewnia dostęp do danych przedsiębiorstw zarejestrowanych w Irlandii. Aby sprawdzić firmę w CRO New Customer Portal, wejdź na stronę https://core.cro.ie i wpisz nazwę lub numer rejestracji firmy. Bezpłatnie zyskasz dostęp jedynie do podstawowych informacji: 

• nazwy i numeru rejestracyjnego;
• typu podmiotu;
• statusu;
• daty rejestracji;
• adresu rejestracji;
• daty kolejnego sprawozdania rocznego.

Uzyskanie szczegółowych informacji, np. danych rachunku bankowego czy certyfikatów możesz otrzymać jedynie za dodatkową opłatą.

Sprawdzenie firmy w oficjalnych rejestrach jest szybkie, wygodne i bezpłatne. Przed rozpoczęciem współpracy z nowym kontrahentem zdecydowanie warto poświęcić na tę czynność „kilka chwil”.